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只需学会这8个技能,便可轻松操作Excel!

职场中,使用EXCEL的场合实在太多,可以说,它的使用率比PPT还高。

如果不懂Excel技巧,别人用五分钟就能搞定的图表,你可能要计算一周。

很多人觉得Excel很难,其实Excel和PPT一样,80%的功能都是没用的。掌握20%的技巧和功能就可以应付职场中绝大多数的问题。

今天,利兄就和大家分享一下Excel中最实用的8个技能。学完这些,你觉得可以应付职场中的各种数据处理问题。

1
添加函数技巧

在PPT中,我们使用最多的函数,非求和莫属。比如下面的黄色单元格内,我们就可以输入相应的求和公式。

水果汇总的公式为SUM(C4:C7)
肉类汇总的公式为SUM(F4:F7)

输入好之后,按Enter键就可以了。

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这一步很简单,相信大家都会,但是我们学习都是先易后难,大家别着急。

求和还有一个快捷键,叫  Alt + =  ,非常快捷,适合数据内容非常多的图表。

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2
自动填充单元格

在Excel中,使用自动填充是非常有效率的技巧,可以节约大量的时间。

比如下面这个图表,我们就可以先单击有数字100的黄色单元格,100的单元格已经设置好了求和的函数SUM(B3:C3)。

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将将光标置于单元格的右下角,直到它变为十字形,就像只需学会这8个技能,便可轻松操作Excel!。然后单击十字形并向下拖动三个单元格,他就会出现自动填充。

横向的向下填充,向右填充也是一样。

除了按照公式进行自动填充。我们还可以利用填充柄进行复制和序列填充。

对于纯文本就是一种复制,对于数字,尤其是有规律的数字或者序列,他就会进行序列填充。

可在某单元格键入1月,然后在其他单元格中填充2月、3 月等。

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3
拆分数据

在Excel中,我们进行需要拆分一个数据表格,比如下面的表格,我们需要从电子邮件中提取名字和姓氏,就需要拆分数据。

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拆分数据有多种方法,最好用的有两种。

方法一:使用快速填充拆分

在“名字”下方的单元格中,键入“电子邮件”列中的名字:Nancy、Andy 等等。 当看到淡出的建议列表时,立即按Enter。

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快速填充还有一个快捷键,叫  Ctrl  +  E    ,输入第一个元素之后,系统根据规律自动会为你匹配。

不过这种方法,只适用于Office2013以上版本,版本太低的话,可以使用第二种方法。

方法二:使用分割符拆分列

这是一种比较传统的拆分方法,具体可以看一下动图操作。

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4
数据转置

有时候,我们需要将横排的数据变成竖排,这个时候,我们就需要用到转置这个功能。

操作简单,先选中表格数据,按Ctrl+C进行复制,然后选中单元格,右键,在粘贴选项下,有转置的标志,我们点击一下,就完成了。

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在开始菜单下,粘贴选项内也有转置按钮。

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5
排序和筛选

排序和筛选也是Excel在处理数据时最常用的技能。

其中排序可以按字母排序,按大小排序,按月份排序等,都可以,我们举个例子,比如下面这个表格。

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假设你希望各部门按字母顺序排序。单击“部门”列,然后单击“开始”>“排序和筛选”>“升序”。

将“12月”的金额从最大到最小排序。单击“十二 月”列中的任意单元格,然后单击“开始”>“排序和筛选”>“降序”。

具体可以看一下动图操作

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筛选也是一样,现在,对数据进行筛选,使其仅显示“烘焙品”行。

1、按 Ctrl+A 选择所有单元格,然后单击“开始”>“排序和筛选”>“筛选”,“筛选”按钮出现在首行。

2、在“部门”单元格上,单击“筛选”按钮 只需学会这8个技能,便可轻松操作Excel!,然后单击以清除“全选”复选框。然后,单击选中“烘焙品”。单击确定就可以了。

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这个虽然比较简单,但非常常用,在排序里面,还有一个自定义排序,我们需要注意一下。

比如现在,我们既要按“部门”字母顺序,又要对十二月份按金额大小进行排序。这就包含两个条件,所以需要用自定义排序。

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6
用表格处理工作

用表格处理工作听上去有些拗口,我们首先得了解,Excel本身的“格子,并不是表格,而是单元格。

Excel表格需要重新插入的,他是具有特殊功能的单元格的集合。

我们将单元格转换成表格,只需选中单元格,单击“插入”>“表格”>“确定”即可。

变为表格之后,不仅颜值更高,而且调整起来更方便。

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你可以通过拖动,轻松创建新列和新行

在表格的右下角,单击调整大小的句柄 ,并将其向右拖动,就可以出现 2 列。而且新建的列会根据前面的数值自动调整。

表格在计算列上,具有很强的便利性,比如下面的表格。

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我们在“汇总”下方的单元格内,按  ALT  +   =  然后点击 Enter,SUM公式就会自动向下填充,无需在手动操作。

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7
用数据图表呈现数据

数据图表可以让我们的数据更直观,所以我们经常需要将Excel表格中的数据生成图表。

操作如下:
选中表格,点击然后单击“插入” >“推荐的图表”。选择一个合适的图表类型,就可以了。

对于有走势的,我们还可以给它添加趋势线。

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组合图表

当数据比较多的时候,我们还需要建立次坐标轴,使用组合图表来分析数据。

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上图就是一个常见示例。我们既要展示参会人数,又要表示食品销售额,两者在单位上是不一样的,一个是人数,一个是金额。

所以我们需要用次坐标轴,建立组合图。

选择上方的数据,然后单击“插入”>“推荐的图表”。在顶部,单击“所有图表”选项卡,然后单击底部的“组合”。在右侧,单击“食品销售额”的“次坐标轴”复选框。

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8
用数据透视表处理数据

数据透视表是Excel最神奇之处,使用它可以交互处理大量的数据。比如下面这个表格,是一份电商行业广告的投放数据的明细表。

该表格拥有十几万条数据,如果你要一条一条去统计,给你一个星期,你也处理不完。

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这个时候,使用数据透视图就非常简单了。只需要插入数据透视表,通过交互分析,就知道各品牌的投放情况了。

操作
选中数据,点击插入,数据透视表,然后在数据透视表的字段中,我们刷选数据。

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数据透视表字段窗口,有很多字段,我们选中所需要字段即可。

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当然,数据透视表的功能十分强大,其它的技能,我们下次再来一步步解锁。

偷偷告诉你,如果你的office版本是2016版,在打开excel的时候,还可以看到软件自带的教程。

里面有Excel技巧、数据透视表、Excel公示的详细教程哦。

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今天的内容就是这样,下期见!




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原文始发于微信公众号(利兄日志):只需学会这8个技能,便可轻松操作Excel!

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