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有哪些好用的「在线协作文档」工具?

呐,我先声明这不是广告。虽然我也很希望能接到腾讯爸爸的广告啊!

以前小木刚做运营的时候,经常要用表格统计数据发给领导。

表格每时每刻都要更新,所以我每天要定时把最新的表格发给领导,领导再替换掉旧表格,麻烦得我天天都想切腹自尽…

直到有人告诉我,这个世界上有一种工具,叫做「在线协作文档」…我才发现当初的自己是多么制杖…

有哪些好用的「在线协作文档」工具?
什么是「在线协作文档」?

「在线协作文档」,就是指一种可以由多人在线编辑,并且实时保存的文档,一般包括Word、Excel。

这种文档可以用来干嘛?我举几个常见例子!

a、方便项目管理;

假如你是项目管理者,那么你可以先建立一个表格,详细写明每个成员的各项工作:

有哪些好用的「在线协作文档」工具?

然后把表格的在线链接发给各个成员,每完成一项工作就让他们划掉一项,遇到问题也可以在表格里实时反映。

作为项目管理者,你可以非常方便地监督项目的进度,同时协助成员们完成工作。

b、便于团队协作;

▎假如你是乙方,需要策划某项活动,那么你可以建立一个活动策划文档,然后把文档链接发给各个甲方爸爸们,直接让他们在上面指点江山:

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▎假如你是学生干部,需要收集同学的信息,那么你只需要把文档链接发给他们,然后打一把农药,等他们填好表格就好…

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干这种需要多人同时协作的工作时,这种文档工具简直就是救星好吗!

c、方便他人查看文档;

在工作中,一个Word或Excel文档有几百M那么大是很正常的。然而,蛋疼的是这么大的文档实在不方便传输…

就拿发邮件举例。

▎你忍着70K/秒的网速,花了6个小时,终于把一个几百M的文档上传到了邮件里…收到邮件的人含泪点击了“下载附件”,4小时后他终于看到了你的文档…

以上案例可谓相当感人…但要是你懂得使用「在线文档」工具,这些泪水你是不用流的…

你只需要先在平台上编辑好文档,然后把文档的链接附到邮件里即可:

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收到邮件的人无需下载文档,只需点击链接就能看到你的文档!

d、作为公司的文档模板库;

大家都知道的…像小木这样整整有1000个人的公司,每天要用到的文档没有一千也有几百…

如果每个人都去找文员拿文档模板,我觉得文员会被气出工伤…

为了避免文员造反,管理者大可以让文员在这些文档平台上建立文档的模板库:

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以后谁再找文员要模板,就是跟我木某,还有我公司的1000个员工过不去!

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哪些「在线协作文档」比较好用?

目前,小木觉得国内比较好用的两个产品分别是「石墨文档」跟「腾讯文档」:

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这两个产品各有优劣,以下是小木不靠谱的测评意见。

1)客户端;

「石墨文档」跟「腾讯文档」均提供网页版、安卓端、iOS端、Mac端;

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石墨文档网页版:https://shimo.im/
腾讯文档网页版:https://docs.qq.com/

2)文档功能;

以「腾讯文档」网页版为例。

点击【新建】,可创建空白的Word、Excel文档,或者你也可以选择使用系统自带的文档模板;
点击【导入】,可导入电脑中的Word/Excel文件(石墨文档还支持导入Markdown文件):

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点击【分享】,可生成文档链接、添加协作者、以及设置协作者的文档权限:

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点击【修订记录】,可查看各协作者的编辑记录:

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另外,「腾讯文档」的Word还有【智能翻译】功能,可以一键将外文转换为中文/英文(可惜翻译得比我还渣…):

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「石墨文档」虽然没有翻译功能,但其提供了【评论】功能(类似于MS word中的【批注】功能)与【@成员】功能,各成员在编辑文档时可在线讨论:

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除了【评论】功能,「石墨文档」还支持插入【图表】以及海量函数(而腾讯文档只支持6种函数):

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相比起诞生不久的「腾讯文档」,「石墨文档」在功能方面要更胜一筹。

不过,「石墨文档」的免费用户只能使用有限的功能,比如不能添加超过5个协作者,不能添加超过10M的图片等。

当然,充了钱你就能变强了…

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而「腾讯文档」则暂时完全免费,功能方面也没有限制,可能是因为它才刚刚发布,等它迭代完善以后就说不定了…


最后,咱们做个对比总结:

「腾讯文档」独家支持【外语翻译】功能,可用微信或QQ登陆,且完全免费,无功能限制;
「石墨文档」独家支持【评论】、【@成员】、插入【图表】与大量【函数】的功能,可用邮箱或微信登陆,免费用户只可使用有限的功能。

好了,神器的草我就种到这里!

接下来几天小木要搬家,要是累的话,接下来几天我应该就不来公众号开车了,免得真的精尽人亡…

再贱。


我是小木,跟哥混,有P用!







本文由公众号“跟我学个P”首发。
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原文始发于微信公众号(跟我学个P):有哪些好用的「在线协作文档」工具?

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