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PPT/WORD/EXCEL中的最强神技,让你的工作效率瞬间翻倍

给各位推荐过非常多的「办公神器」,但如果说一个几乎人人都会用到的,一定非OFFCIE系列莫属。



如果你可以精通 PPT/WORD/EXCEL,相信工作中效率一定会大大提升。


今天我就给各位介绍3个我认为 PPT/WORD/EXCEL 中的最强神技,内容比较多,相信一定可以帮到各位。


EXCEL快速填充神技


EXCEL是专注于数据处理的工具,如何快速的处理大量的数据是使用 EXCEL 的关键。而在 EXCEL 中,我认为最赞的快捷操作就是:「Ctrl+E」快速填充。


它有什么用呢?简单举几个例子:


1.提取数据
提取数据在数据处理最非常常见。

比如说,想要提取身份证号中的出生年月日(也就是7-14位数字):


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无论你是一个个输入还是利用提取函数,都不如直接使用 Ctrl+E:


第一步:按照要求输入第一个出生年月日
第二步:按 Enter 键确认
第二步:按Ctrl+E 自动快速填充


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剩下的数据会按照第一个数据的规律,自动提取。同样的,有关数据提取的问题,你都可以这样解决。


比如说,想要直接提取日期的数据内容:


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操作完全相同,只要输入第一个日期内容,直接按 Ctrl+E 就可以完成批量提取了~


简单来说,就是Ctrl+E 的真正作用就是:按照一定的规律批量填充数据。理解了这一点,它能做的还有很多。


2.合并数据
如果你想要把数据信息批量合并,也可以用这种方式。


比如,把不同单元格的手机号和姓名合并:


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用来合并日期也非常实用:


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总之,只要有规律,Ctrl+E都可以轻松完成。


3.批量添加符号


比如给下列书单同一加上书名号:


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甚至,批量添加文字内容也可以搞定:


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「Ctrl+E」的用途非常多,花2分钟掌握它,一定可以极大提升工作效率。


Word快速排版神技
在使用 Word 中最大的问题就是排版,尤其是对文字较多的内容排版,效率非常低。


事实上,Word 中已经自带了一个被大多数忽略的排版神技—— 样式。


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你可以把「样式」理解为Word中一种格式模板,你可以提前设定好文档的字体、字号、段落、编号。


如何更好的利用「样式」完成高效排版呢?学会建立专属自己的「样式模板」非常重要!


01. 在开始编辑文档时,不要直接开始打字,而是先对内容层次和段落样式进行一个整体的设想。


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02. 按照预计的需求,先对Word中的样式进行统一修改。


右击样式,点击「修改」即可

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也可以直接删除系统自带的样式,重建样式:


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03. 设置快捷键。


在修改样式时,你可以给每个不同的样式按照顺序加上快捷键


在「修改样式」中点击「格式」,选择「快捷键」即可。


比如1级标题给快捷键为 Ctrl+1、2 级标题快捷键是 Ctrl+2……


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这有多赞呢?举个例子:


写内容的时候需要把这一段文字,设成「2级标题」的样式:


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直接按下 Ctrl+ 2 就可以搞定!


这样,只要简单记住几个快捷键,就可以快速切换不同样式。编写文档的时候,可以快速使用相应的样式,避免重复排版。


04. 创建模板。


完成了以上操作,其实已经建立专属于自己的「样式模板」。你可以把这份模板永久保存下来:


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只要将文档另存为dotx格式,模板上的所有操作都会被保存。你可以反复使用这个模板帮你高效完成内容编辑。


当你需要编辑长文档或者由多个部分组合的文档时,「样式模板」的作用会发挥到极致!


它除了可以快速统一文档内容的样式,还可以:


一键生成目录


当你完成了样式的统一后,其实也就已经规范了目录的内容。


选择「引用」,点击「目录」,选择「自动目录」即可。


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目录会按照样式设定自动生成。


批量修改样式


使用了「样式模板」后,即使突然需要修改某一级标题的颜色、字体、行距、段落样式……你都可以轻松搞定:


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直接修改标题样式,文档内所有使用该样式的内容都会批量修改,非常高效!


快速导航


正确的使用「样式模板」后,你可以打开「导航窗格」:


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所有的标题都会在导航中一目了然,点击即可快速跳转:


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你还可以在导航中自由的调整文章结构:


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简单来说,合理使用「样式模板」可以让你更加高效地查阅和修改长文档。


这就是「样式」发挥的巨大作用。只要你前期花费几分钟搞定一份样式模板,Word排版问题就会被轻松解决!


PPT重复操作神技


在制作PPT中,有许多技巧可以帮助我们提升效率。其中,我认为最实用的就是 F4键。


F4的作用是:重复上一步操作。


无论上你进行了任何的操作,按下F4就会重新进行一次相同的操作。听起来很简单,但非常有用。你可以用它来:


快速插入多个图形
在制作PPT中,当我们需要插入多个重复图形时,一般会直接复制粘贴。事实上,F4会更加高效:


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只要新建一个形状,按下F4就可以快速复制粘贴处相同形状。


统一格式
制作PPT时,我们经常需要对多个对象设置相同的格式:


比如说,把下面文字的中的关键词加粗:


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利用F4,只要你完成了第一个的格式调整。剩下的就可以轻松搞定!


当然对于形状/图片/表格……,它都同样适用。F4实际上发挥了「格式刷」的作用,可以帮你解决一些重复性操作。


等距对齐


制作PPT时,我们经常会遇到这样的版式:


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 版式中的3个圆形完全一致,且相邻距离相同,版式设计非常美观。


而这样的版式,利用F4就可以轻松搞定。


第一步:新建一个圆形,按照一定距离复制出一个圆形
第二步:点击F4即可等距的复制出多个相同圆形


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简单来说,F4 可以完成等间距的形状复制。对于形状排版而言,这可以称之为神技!


F4的本质就是上一步操作的复制,理解了这一点。你就可以举一反三的使用它。


最赞的一点是,F4在 Office 系列中是通用的!你在EXCEL或者 WORD 中,都可以利用它来提高效率。


以上,就是今天我给大家介绍的3个office神技。各位可以先从这3个技巧入手,学习如何更高效地使用 OFFCIE 这个办公工具。

另外,有个情况向各位汇报一下。

本文转载自我司姊妹公众号:TOOLS指南

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写这篇文章的小哥哥跟我说,如果有1000人关注了他,他愿意减肥10斤,以此递增。所以,你懂的……

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PPT/WORD/EXCEL中的最强神技,让你的工作效率瞬间翻倍

原文始发于微信公众号(旁门左道PPT):PPT/WORD/EXCEL中的最强神技,让你的工作效率瞬间翻倍

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