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提高PPT设计水平的六个要素

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提高PPT设计水平的六个要素

PPT 并不是一个单独的工具,PPT 的使用必定是与演讲(Presentation)相关的。所以,要做一份优秀的 PPT 的前提是对整个演讲必须要有比较好的把握。

#1  准备好演讲的ppt逻辑关系

确定主题——构建大纲——填充内容(准备讲稿)——准备演示工具(PPT)——反复练习——上场。
  
做演讲的准备工作时,一定要先写好讲稿(无论是在脑中还是在纸上。我的习惯一般是找个安静的地方把整个演讲在脑中过一遍,同时把关键词都记在小本子上,上台的时候带个小本子,忘词的话看看小本子就能记起来,如果能脱稿那是最好),再开始做 PPT。
  
但是必须要理解一点。PPT 只是演讲中使用的一个辅助工具,并不是必要的。演讲的中心不能放在PPT上,你的讲稿才是最重要的。

#2  什么时候要使用 PPT

演讲中存在用语言不能表达或这难以表达清楚,而通过图片表格声音视频等形式将有助于表达清楚的内容。
  
信息量太大,用语言难以完全传递或者听众短时间内难以全部接收,需要做笔记时。
演讲时间长度较大,PPT 有助于听众把握演讲内容的结构框架
辅助演讲者调动氛围,提高听众积极性

#3 具备ppt设计好坏衡量标准

没有绝对的标准。不同的场合,不同的内容,好的 PPT 的标准也不一洋。但是好的 PPT 都有一个共通的特点——配合演讲者的节奏,即在这当的时候展示这当的内容。

#4  ppt设计的简洁要适度

首先,要弄清楚什麽是简洁。简洁就是将PPT中无关的内容或者通过语言就可以表达清楚的内容进行精间。简洁的最理想状态是——既做到了内容的最小化,又保持了信息的完整传递。说白一点,就是多一个字词,多一张图表都是多馀的;少一个字词,少一张图表都影响演讲的节奏和效果的。
  
一般来说,越简洁,听众接收的「噪音」越少,对有效信息的吸收效果越好。但是并不是绝对。如果 PPT 是需要脱离现场的演讲单独展示,而当中又包括概念定义、操作流程等难以精间的内容,那麽一张 PPT 上密密麻麻的字也是无法避免的。但是也可以将部份内容转换成图表,或者通过优秀的排版来避免看起来过于枯燥和单调。

#5  如何开始制作好的 PPT

设立标题,结构(目录)。
  
根据演讲的大纲,构建 PPT 的框架。根据演讲内容和各部份的演讲时长,初步确立各部份需要用到的页面数。
  
往框架里面填充内容。对各个部份的内容进行提炼,通过这当的载体和形式展示在 PPT 上 (所谓这当的载体,就是能用图表的就不用列点,能列点的就不要用文段)。每页最好只显示一个图表和几个要点,不要贪多,也不要放得太散。图表也好,文字也好,必须是有助于你将该部份的内容表达清楚的。举个反例,譬如演讲中有一段与服务器有关的内容,不少人就会在做 PPT 的时候单独开一页填个大标题「服务器」然后就放几张服务器的实物图片。但是你这张图片到底说明了啥东西呢?又可以帮助你的听众理解到啥东西呢?没有用的东西必须全部铲掉!如果遇到实在不知道写什麽的情况,但是这部份又要讲一段不短的时间,那麽单独留个标题,要麽尝试与上下文联繫加个过渡起到承上启下的作用。
  
填完后,从头到尾展示一遍,根据讲稿对过渡的地方这当地添加一些承上启下的内容,保证整个演讲的流畅性。
  
确认内容已经不需要再更改之后,开始对 PPT 进行排版的修改和美化,但是要这量,不能喧宾夺主,更不能影响信息表达的清晰程度。
  
这当增加一些动画,但是不要过于繁杂,每个动画时间控制在 0.8 秒以内,整页动画时间累积最好不超过3秒。
  
根据实际练习出现的一些问题对 PPT 进行修改。世界上没有一次就做到好的事情。只有经过一次次的修正和改良,才能做出杰出的作品。
  
#6  做好ppt版式设计和美化的工作
  
首先,还在用 Office 2003的,请马上升级到 2007 或者 2010,2013。
  
正文和备注字体最好选用 14 号以上,标题、要点、图表的字体最好需用 20 号以上避免后排的听众看不清。

强烈反对使用艺术字!增大了阅读的难度,而且很难看,很他喵难看。曾经有人把整个 PPT 的文字都加上了各种艺术字的效果,我看了一眼就关掉然后退回去了。你爱玩艺术字就自己玩个够,别来折腾我的眼睛。
  
中文的正文字体可以使用宋体(SimSun)、微软雅黑(Microsoft YaHei)和幼圆(SIMYOU)/准圆,想古风一点的可以用华文新魏,标题可使用经典综艺体间。可能有些朋友会觉得有其他中文字体的阅读体验更好(如方正新书宋,方正兰亭黑、冬青黑体等),但这些字体的普及度并不广,镶嵌到 PPT 中文件体积会变大不说,还容易出问题,另外商业使用也需要授权;而相反中易宋体、微软雅黑、华文新魏这些字体已经在 Windows 和 Office 中内置,不需要额外安装,授权问题也已经解抉(前提你用的是正版),因此建议制作 PPT 时儘量使用系统自带字体。
  
英文的正文字体可以使用 Arial 和 Times New Roman(配合雅黑和宋体使用),另外还有 Palatino Linotype(本人首选的英文字体)和 HandelGotD(第二首选)。标题可以选用 Stencil(大写)。
  
PPT 各页面的标题位置应尽量保持一致。各级标题建议编号,如果一个大标题下分几个小点,小点又占一个页面以上,应在标题处或页面的其他地方标示出大标题或其编号。
  
列要点可以使用 PPT 内置的 Smart-Art,里面各种模型基本上可以满足你的需要。另外网上也有很多列点、表格、流程图、SWOT 的美化素材。图片最好添加相框,推荐使用间单相框、圆形对角、剪裁对角线和柔化边缘矩形等 PPT 内置的相框(2010 可以在单击图片后,在最上方出现的「图片工具」选项中找到)。
  
饼图柱状图等图表和 Smart-Art 可以白色轮廓、细微效果 (同上,单击图表后出现的选项) 进行美化,也可以更改一下颜色来增加注目度。注意,强烈不建议使用 3D 效果,听众不容易读取信息之余,还容易造成误解。
  
动画的作用是为了帮助你更好的展示,而不是一种单纯的装饰。譬如说一些连贯性较强的内容,用一张 PPT 装不下,两张 PPT 又影响连贯性的情况下,可以用动画控制内容的进入和退出。
  
对于美化实在无感的话,可以选用模板。网上优秀的模板很多,下载下来之后可以直接套用,对于新手来说比较轻松。

·End·
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原文始发于微信公众号(菜鸟PPT):提高PPT设计水平的六个要素

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