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一次重要演示前,我都做了哪些准备

我们学会或者精通PPT后,会面临各种各样重要演示。
 
比如年底了,即将迎来的述职PPT、年终总结汇报、竞聘、教学汇报、企业年会、培训等等。


总有一些影响我们职业生涯重要的演示场合需要我们重视。
 
而在上周,我也完成了一次重要的演示。

一次重要演示前,我都做了哪些准备
一次重要演示前,我都做了哪些准备

一次重要演示前,我都做了哪些准备
一次重要演示前,我都做了哪些准备
一次重要演示前,我都做了哪些准备
一次重要演示前,我都做了哪些准备
一次重要演示前,我都做了哪些准备
一次重要演示前,我都做了哪些准备以上节选至120页的课件页

这次演示其实是受邀给政府部门做一场内部PPT培训,之前我更多是给企业做PPT内训,这次培训确实带给我不一样的感受和心得。
 
为了这次内训,我做了精心的准备,这些准备原则其实适用于我们很多演示场景,于是我分享出来,期望能启发到你。
 

一  演示前需要了解什么
 
任何一场我们需要PPT来完成的演示,一定有其演示的目的。
 
在正式制作课件时,务必更多了解这场PPT演示的几大要素。
 
如:

演示目的
演示环境
参与人群及人数
演示现场设备设施
受众人员年龄、学历层次等关键信息
 
而我要做的是一场培训,相对于其他演示,这次是一次内部培训,所以我最关注的要素是参与人群。

 
1)  关注和了解最关键的演示(培训)要素
 
因为是政府单位,这一次培训前我将重心放在了学员。经过沟通了解,这一次参与人群多为90后。
 
参与人群非常年轻,就意味着培训现场容易调动,对PPT培训的知识点接受程度会非常高。
 
依据人群年龄的特点,我的课件和互动方式也会做相应改变。
 
写到这里,回想起自己曾经给一家企业做内部培训的情况。

因之前没有详细了解参加这场培训的人员年龄结构,导致预先设计的互动方式在现场非常冷清。

学员都是双手抱于胸前,目光冷峻任凭你一人独自口若悬河。

一次重要演示前,我都做了哪些准备
 
所以前期越多的掌握这场PPT演示的信息,对PPT制作和现场的演讲都就做到心中有数,也更容易最好的完成这场演示。

 
2)  掌握这场演示需要达成的目标或者受众的需求
 
一场企业产品发布会,目标一定是让台下的观众通过演示记住产品并产生签约或购买行为。
 
一场个人竞聘或者转正述职,目标一定是通过自己的PPT和演说获取晋升或者顺利通过转正。
 
一场受邀主讲的培训,目标一定是通过现场培训分享让参与学员领会掌握知识或技能,让参与人群吸收转化运用这部分知识或技能。
 
在演示前,我们需要做的就是清晰把握这次演示的目标或者需求。
 
培训前我与这次内训负责人做了详细沟通,了解培训需求并不是要现场演示如何做PPT,而是带着大家发现PPT的一些可能性。

这句话我的理解就是“参与培训的同事们并不是不会做PPT,而是不知道PPT可以做成这样”。

一次重要演示前,我都做了哪些准备
一次重要演示前,我都做了哪些准备

掌握了这个需求,我对课件的开发优化就更加清晰明了。
 
就算我们要帮领导做PPT,也请务必和领导或和主办方沟通,这次演示需要达成的目标或者需求。
 
也只有这样,才能让所呈现讲解的内容是受众人群想要了解的;也只有这样,才能让这场演示可以达到我们预期的目标。
 
 
二  演示前需要做什么准备
 
当前面的演示信息、演示需求、演示环境、演示设备、演示目标都清晰无比时,我们要做的就是完成一份精彩且恰当的PPT和主讲人的台上演讲稿。
 
说起来很简单,仅仅是两样而已。
 
实际上一份精彩且恰当的PPT的呈现,需要经过逻辑梳理、框架搭建、设计制作、精细调整这几个步骤。
 
如果主讲人就是你自己,这一道程序相对会比较简单。如果主讲人是你的领导而你负责完成PPT,那这道工作则更加复杂。
 
优秀的演讲类幻灯片其实可以借助更多表达方式,视频是一个最好的方式。

在这次的内训中,我就使用了视频来诠释职场中精通掌握PPT的重要性。
 
PPT设计制作前,先要区分主讲人是谁,主讲人不同设计的方式也略有不同。
 

1)  主讲人就是自己。这种场景更多是培训师、企业培训、汇报竞聘、老师等等,就是自己做PPT自己讲这类人群。
 
就我自己而言,2016年主要在线上分享和线下培训。

每一次PPT制作都会依据分享主题和培训主题、人群不断精进迭代。
 
无外乎也是围绕前面分享的逻辑梳理、框架搭建、设计制作、精细调整这几个步骤。
 
当PPT完成后,还要对应每一页PPT完成讲义稿的撰写。
 
除了讲义稿,还需要设计开场破冰方式和课程中的互动情境。一场合格的演讲或培训除了传递详实的知识外。培训师的控场技巧和个人魅力也非常重要。
 
我自己时常用的破冰方式就是讲符合企业情境贴切的故事或者邀请大家互动,比如:
 
左边的伙伴拍拍右边同事的肩膀说:XX,你是最棒的。而后让右边同事回拍时则说:XX,你是最胖的。 

把握好节奏现场气氛顿时就会轻松愉悦,诸如这类方式我还有很多。

如果遇到参与人员比较拘谨,让助教带着大家跳个舞。

如果还不行我自己带着大家一起跳个舞,开场破冰非常重要,影响每一位伙伴的培训状态。
 
一次重要演示前,我都做了哪些准备

培训活跃控场的方法有很多,自黑也是永不变的手法。

务必记得培训师或演讲者是一场演示中最大的主角。

 
2)  主讲是别人而你是PPT设计者。这样的场景更多出现在职场中,领导受邀出席一个论坛、领导要去给更大的领导做汇报等等。
 
演示前不光要做好PPT的准备,且务必记得与领导对一遍或多遍PPT内容。如果领导给的是纯文字版演讲稿,转化为PPT后需要与领导沟通核对。
 
如果只有框架,那务必花费更多的时间与领导沟通,也只有这样加班完成的PPT可能才能获得领导的满意。
 
除此之外也需要传递一些基础的PPT操作给可敬的领导,比如幻灯片不一定要从头开始播放,按住Shift+F5从当前页开始。

一次重要演示前,我都做了哪些准备

总之,遵循设计流程,多沟通。
 

三  演示正式开始前,请多想预备方案
 
这里的演示设定是一场重要的演示,所以必须要准备更多的预备方案。
 
1)  务必提前进入场地预演

我相信如果看这篇文章的你如果也是职场人,一定能理解预演的重要性。
 
锤子科技发布M1时,预演到凌晨,从头到位按实际演讲流程进行。除了锤子,我相信任何一次重要的演示,企业或个人都会想到预演。
 
我公司每年的年会都要进行三次预演彩排,除了PPT的现场播放包括领导人讲话上下台方向、获奖人上下台方向,站立舞台位置、表演人员、主持人所有的细节都会预演。
 
我相信你也有过这样的经历。如果是自己做述职也会早早开始反复看自己的PPT和默默一个人讲演。
 
一场重要的演示,一定要提前到场完整的预演每一处细节。
 

2)  请准备两套同样的设备
 
PPT拷贝多几份、电脑请多带几台、电池请多备、话筒请多备。这是每一次我在为企业做培训时都要准备的物资。
 
我们看见也听闻太多现场设备宕机,PPT不能打开、话筒无声这类意外。而我们要做的就是多一些准备。
 

3)  早睡还有就是少吃一些
 
这一条出现在这里并不奇怪。如果你是主讲人就能明白状态的重要性。
 
之前我遇到一位互联网大佬,就是很享誉中外那种顶级商业企业家,演讲前一天他不吃辛辣不喝凉水,晚上一定是早睡。
 
问其助理原因,这都是怕演讲时出现状况。
 
这个习惯我也慢慢学会了,在有重要需要登台的场合我都力求早睡不吃辛辣,依据我自己的情况我还选择提前一天少吃一点。
 
第二天状态确实会好很多。这里重要场合比如企业里的培训、上台主持、受邀演讲、个人的述职。对我而言只要是上台的场合都算重要的场合。
 

四  一场演示后,还需要要做什么
 
无论是自己或帮助领导做PPT,完成了一场重要的演示。都需要做一件让自己成长的事,便是总结。
 
这篇文章也是我自己总结一部分。
 
除此之外,在这场政府机关的内训中我也有细节还不够尽善尽美。

我使用的鼠标电池前一天我才更换,而在培训现场当天鼠标就停止工作。

究其原因是充电电池未充满电。

另外还有一个感受是现在的公务员团队真的好年轻呀,也非常好沟通和活跃,而且他们都对PPT非常热情和感兴趣!

正是因为他们的活跃,令我完成这次内训自始至终十分欣喜和愉快。
 一次重要演示前,我都做了哪些准备

每一次的总结都是为了让我们更好的精进成长。
 
希望这篇文章中能启发你,其中哪怕只有一点我也很满足。

后台回复 “ 内训 ” 获得本次内训课件。
因版权原因为PDF文件,但思路和框架可以参考噢。
 

| 关于我

朝九晚五80后职场人,工作在南粤最年轻具有影响力的城市,时常出差祖国各地。

国家二级培训师、心理咨询师、二级建造师。企业大学培训负责人与讲师,时常出差的职场人。

八小时外是演示之家工作室创办人,幻灯片演示设计师、PPT培训师。

分享有帮助且真实的职场大小事和实用的商务PPT、Keynote演示技巧。

谢谢你选择关注我。

完。

周一,梦想开始的日子。
 
 
 
 

原文始发于微信公众号(演示之家PPT):一次重要演示前,我都做了哪些准备

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