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毕业找到工作后,一定要了解这个法则

毕业找到工作后,一定要了解这个法则
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文/陈龙

7月份入职的张岚给我的印象非常深。

 
原因就是她刚来时,所有交办工作都会无原因延期交付。
 
每一次报告、周总结、周例会记录提交总是不及时。得不停的催和提醒她,每一次她都会给你一个十分无奈委屈的表情,而后泪眼婆娑,再然后就是立刻处理你催办的这件事。
 
终于,有一天她没忍住,找我说:“为什么我老是有干不完的活,总感觉自己没有效率,被催着走。”
 
她个人做的非常累,而且还委屈,忙起来按她的话说,连喝水去洗手间的时间都不敢耽搁。
 
张岚犯的错,与我刚进入职场的处境一模一样。那时就是每天忙忙忙,又完全无成绩可言,永远都在处理紧急的事务。

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规避这类现象,须了解这个原则—四象限法则
 
时间管理理论的一个重要观念是,就是主要精力时间集中地处理重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。

1. 
第一象限,蓝色模块。

重要且紧急事务应当立刻完成。

这个象限的工作密度,不应该是最多。如果每天处理的工作事务都在这个象限,说明工作优先级出现了混乱。

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这个象限的工作,更应该是临时应急或者时间节点达到了,必须解决的目标性事件。
 
临时发起一个会议,突然客户来访接待,项目预期外的工作沟通,这个象限最大的特点就是优先级最高,需要立刻处理,但数量级应该最小。
 
数量级越大,则说明个人时间管理或者工作优先级安排出错。

2. 
第二象限,绿色模块。
 
重要不紧急的工作。

这个象限是职场中,我们应该重点对待的象限。
 
第二象限的工作都很重要,而且有充足的时间去准备,也就意味着我们有充足的时间去做好这件工作。

很重要的工作也就意味着结果能影响到我们的工作绩效,没有理由不去做好第二象限的工作。

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同样的考核指标,一个人选择花最多的时间去投资第二象限,而另一个人选择整日去完成另三个象限的事务,一段时间后,两人的标签和绩效结果也会完全不同。

投资第二象限,因为它的回报是最大的。

还有一个真相就是常做重要不紧急的事情,才可以避免每日加班,疲于奔命在紧急的事情里面。

3. 
第三象限,黄色模块。
 
紧急但不重要的事务。
 
这个象限最具有欺骗性。
 
职场初期,我们很多时候做的工作都是在这个象限。比如帮其他同事做一个PPT,帮关系不错的同事完成一个报告,因为会认为紧急的事情都很重要。

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有老同事善于用这个“法宝”来找新人干活。

“小张啊,这个PPT非常重要,你现在停下手中的工作,做这个PPT,下班前提交给项目部。”
 
于是,小张真的停下了手中的活,开始做这件紧急的工作。
 
在他人的表述下,这件工作的确非常紧急,但对你而言是否重要?

1)可能这件工作与你毫无关系,也更加谈不上重要。
 
2)这些不重要的事件往往就因为他人描述,强加给你的紧急,就会占据我们太多宝贵时间。
 
3)职场中,我们想要提高自己的工作效率和结果,要将工作重心放到第二象限,第三象限的工作能拒绝就拒绝,或者转移给他人分担。
 
4)如果一味的不懂得拒绝,贴上了“老好人”的标签,可能这个象限的事务越来越多,而真正回报最大的第二象限,只能为了完成而完成。
 

4. 
第四象限,灰色模块。

不紧急不重要的事。

 
第四象限的事件大多是些琐碎的杂事。
 
这些事没有时间的紧迫性,没有任何重要性。比如上班时拿着个手机看看日历,结果一看就停不下来,刷了微博刷微信,一转眼三十分钟过去。
 
我也见过去洗手间一呆就是45分钟的人。

还见过,一上午什么也不干,消耗大把时间在不紧急不重要事上的同事。

一般流程是这样9点上班,去洗个杯子,再擦个桌子,再冲杯咖啡,去上个洗手间,回来看看手机,便到了用餐时间。

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这些事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间。
 
浪费青春,浪费时间。发呆、上网、闲聊、游逛,这可以是我们放松休闲的方式。

但如果这些消极现象出现在职场,影响自己工作效率不说,也会被贴上消极怠工的标签,更为严重当然是会丢掉这份工作。
 
第四象限的事,在职场工作环境场合下,我们能不做就不做。
 

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最后总结:
 
职场中,忙要忙出成绩,要将自己的时间投资到最有价值,回报最高的第二象限上。
 
1)马上做:如果总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它。
 
2)计划做:尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。
 
3)授权做:对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让别人去做。
 
4)减少做:不重要也不紧急的事情尽量不做。

-END-

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