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轻松搞定年终总结PPT,再送office365账号

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先说一个结论:年终总结PPT是职场人展示成果必备的利器,必须认真准备。

个人认为一个合格的职场人,掌握归纳、总结的能力非常重要,而写年终总结就是整理归纳,形成自己工作方法论最佳的机会。所以得认真准备,而不是为了做PPT而做。

通常在我们正式做年终PPT时,第一个面对的问题是内容,其次是PPT逻辑线如何搭建,最后就是PPT设计中如何呈现。这篇文章我将从这三个方面谈谈我的理解。

01
年终PPT的内容如何来

简单而言,年终PPT的内容来自你的工作内容。当你不清楚你要写什么内容,可以试着翻阅你入职签订的KPI或者年初制定的工作计划目标,将核心工作指标与完成的成果描述出来,这就是总结PPT的核心内容。

如果你在当前的企业环境中,有写工作日志、周总结、月总结的习惯,那么你还可以按照时间顺序罗列重要的工作成果。

按照时间轴来展示工作内容
按时间与季度的方式描述主要工作,比如7月份完成公司产品线梳理工作。


按照阶段性目标展示工作内容
按照项目推进制方式来总结工作,比如第一季度 企业大学筹备阶段,第二季度企业大学讲师招募,第三季度制作课件大赛,第四季度企业大学试运营,累计培训1380人次,课程类别54场,培训课时8921时。

按照重要里程碑事件展示工作内容
比如营销部第三季度率先完成年度目标8000万元,回款目标达成90%。

除分析KPI,梳理工作内容之外,还可以借助BSC让内容丰富起来。从以下几个维度来丰富年终总结:

为公司贡献了什么(财务角度)
你可以理解为这一年为公司创造的价值,或者节省的财务成本

为客户做了什么(客户角度)
你可以理解为兄弟部门贡献输出了什么

部门提升了什么(部门运营)
你可以理解为部门管理活动中,做了什么改变提升部门管理效率

部门或个人学习了什么(学习角度)
你可以理解为部门培训或个人学习总结


以上就是典型平衡记分卡的内容框架,当然具体的指标还可以进行延展扩充。

02
年终PPT框架如何搭建

按照自上而下的逻辑关系,当有了内容自然就会提炼重点,按照一个逻辑线将这些内容串起来。通常我们大部分人对于总结这个课题,第一时间反馈的逻辑线是三个方面。

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分别是过去、现在、未来。
过去
在过去这一年做了什么工作,主要工作内容是什么,最后完成了什么成绩。
现在
在过去一年的工作中,遇到了什么问题,或者存在哪些不足,有什么地方需要改进,你的对策或解决办法是什么?
未来
接下来新的一年中,计划要做什么工作,如何将这些工作做好,如何解决现状问题

有了逻辑线,我们可以根据第一部分的内容依次填入,通过工作步骤与工作成果分析来抒写总结,如果仅仅是从这三个维度来完成年终总结,看上去确实不够厚实。

按照第一部分的建议,我们可以结合BSC的四个模块内容,让年终总结的逻辑丰厚详实。可以用下面的逻辑线来完成年终总结:

工作概述情况
总结过去这一年,主要工作成绩、里程碑工作成果

核心工作成绩分析
罗列这一年主要工作成果数据,围绕公司战略角度谈贡献
问题与对策分析
分析这一年中工作遇到了什么问题,存在的不足,如何改进

部门或个人主要贡献
结合BSC四个维度,围绕展开关键数据内容总结

下一年度工作计划
罗列来年主要工作计划,有具体的时间轴、关键任务、完成对策等

03
年终PPT应该如何呈现

聊完了内容与逻辑框架,再来聊聊年终PPT应该如何呈现。

年终PPT呈现上我的建议,可以分为两个方面,第一借助工具与方法论来完成总结;第二多呈现具体的数据值,善用图表而少陈述虚词。

第一,如何借助工具,具体举个例子。

比如当你要制定一个项目时,通常要描述这个项目实施的优势、劣势、机会、威胁,通过借助SWOT矩阵形式分析,可以让整个PPT呈现上更加形象。
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再比如,你要描述项目实施整个闭环过程时,可以借助PDCA模型来依次展开,从计划、执行、检查、问题来依次展开。

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借助这类工具或者方法论,可以让你整个PPT呈现上更加清晰,同时也能让你在表达内容时更富有逻辑与层次,同样这类思维工具方法论还有5W1H、PDPC、五力模型、AIDA等等。

第二,多呈现具体的数据值,少用陈述语句。

我之前看到很多年终总结,特别喜欢用这类语句:

“这一年度培训效果非常好,整体培训满意度良好”
“今年节本节约相对去年,相对结果不错”
“今天我部门新拓展了市场,整体营销策略与成绩有较大增长”

诸如上面这类陈述虚词语句,我还真在职场中看见过,切忌不要在年终PPT中提现这类语句,唯有数据才能令人信服,当你想要提现成绩时,务必使用数据图表产生对比效果。

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以上是关于年终总结PPT的制作思路。
简单总结下:

先列提纲再补充内容,或者先梳理内容再依据逻辑提纲,筛选核心内容;

务必记得用数据展示成果,切忌用文字表述成绩;

年终总结描述成果时,记得功劳是团队的,问题与不足是需要落实到个人;

整个总结要有主次重点,切忌没有重点区分;

年终PPT切忌花哨,让观众看明白作为第一需求;

对年终PPT内容做到心中有数,勿照本宣科;

-END-

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原文始发于微信公众号(演示之家PPT):轻松搞定年终总结PPT,再送office365账号

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