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原创授权 | Excel技巧大全,跪地接住!

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本文为作者@未央之末 在知乎上的回答帖,已获授权发布。

在英文中,“Excel”的意思是“优于、擅长”。而作为软件,微软的Excel表格软件则是众多“表哥”、“表姐”安身立命的神器。

Excel有哪些不为人知的技能让你相见恨晚,恨不得立即献出自己的膝盖?快来和小编一起来学习本文,涨涨知识吧。

一、排版篇

给他人发送excel前,请尽量将光标定位在需要他人首先阅览的位置,例如Home位置(A1),例如结论sheet,长表尽量将位置定位到最顶端;


有必要的时候请冻结首行;没必要但可追究的内容,可以隐藏处理;


行标题、列标题加粗,适当处理文字颜色、填充颜色,利人利己;


占用空间比较小的表格,可以放置在左上角,但留空A列和1行,并给表格加上合适的框线,观感很不错哦~


同类型数据的行高、列宽、字体、字号,求你尽量一致,非要逼死强迫症吗!


定义好比较标准的格式,例如百分比预留几位小数,手机号的列宽设置足够,时间显示尽量本土化。


不要设置其他电脑没有的字体,除非这个表格就在这一台电脑使用。

二、操作篇

Alt+Enter在表格内换行。


Ctrl+Shift+上/下,选择该列所有数据,当然加上左右可选择多列


Ctrl+上/下,跳至表格最下方


Ctrl+C/V,不仅仅复制表格内容,也可以复制格式和公式


Ctrl+D/R,复制上行数据/左列数据


还有个很好用的单元格格式转换,推荐大家用熟


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F4,对,你没看错,就是F4!重复上一步操作,比如,插入行、设置格式等等频繁的操作,F4简直逆天!


’(分号后面那个) 比如输入网址的时候,一般输入完会自动变为超链接,在网址前输入’就解决咯


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公式里面切换绝对引用,直接点选目标,按F4轮流切换,例如A1,$A$1,$A1,A$1

三、公式篇

if、countif、sumif、countifs、sumifs,这几个一起学,用于条件计数、条件求和


max、min、large,这几个一起,用于简单的数据分析


rand、randbetween,这俩一起,用于生成随机数,也可以用于生成随机密码(用rand配合char可生成中英文大小写随机的)


定位类型的函数:MID、SEARCH、LEN、LEFT、RIGHT一起学吧,简单但异常实用


四舍五入个人偏好用round函数,举个简单例子,一列数据,2.04、2.03并求和,显示保留1位小数,你会在界面上看到2.0、2.0,求和却是4.1,表格打印出来会比较让人难理解


subtotal:用于对过滤后的数据进行汇总分析


sumproduct:返回一个区域的乘积之和,不用A1*B1之后再下拉再求和


Vlookup函数,这个不多说了,神器;另外推荐lookup函数:LOOKUP(1,0/(条件),查找数组或区域)


offset函数,常用于配合其他函数使用,例如想将10*20的表中的每行复制成3行按原顺序变成30行:=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),COLUMN(A1)-1,1,1) 下拉,由于不用到列,所以等同于=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),0),我当初是这么做笔记的….:=(A1,向下偏移(向下取整(行数-1)/3),向右偏移0)


text,例如19880110 text(A1,"0-00-00"),转为1988-01-10,用法很多


weekday,让你做时间计划表什么的时候,把日期转为“星期X”


column(目标单元格),返回目标单元格所在列数,有时候真的很好用。


transpose(目标区域),神奇的转置,把行变成列,把列变成行


&,可在目标单元格后面增加某些字符,偶尔用


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数据透析表、数据透析图,嗯嗯,推荐的人太多了…

图表设计——布局,灵活运用好多类数据时的“次坐标轴”


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五、技巧篇

数据——分列,将列内的数据拆分成多列,比如“XXX省XXX市”,拆成省、市两列,“XX小时XX分钟”拆成时、分两列,可以按照宽度、文本、标点等作为界定进行拆分,非常多的场景会使用到,请优先学会


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六、插件篇

Power Map



在线地图+在线演示+制作视频,随便来个中国壕热力图:


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Power View


带可视化交互效果的图表,很适合演示
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2. 连接数据库:不需要学会SQL语法也能查询+分析数据库内的数据,这个不方便截图。

打比方说,常见的 select * from … where xxx = xxx and xxx>xxx group by xxx这种sql语法查询的内容,可以在Power Query中直接通过点击、筛选等操作就列出来


各种excel工具箱


这个不多介绍了,不常用,但是挺适合部分长期使用excel的职场人士使用


SmartArt


神器,我终于不用在Ai或者PPT上作图再粘过来了。

七、其他篇

不会写宏没关系,要懂得怎么使用别人的宏(自行百度“excel宏大全”吧~),怎么保存xlsm,怎么录制宏。


有时间推荐泡泡excel的论坛,excelhome什么的,都是大神。


非常推荐给初学者、中阶以及“中介”的视频:文库课程,哪怕前几个视频,看标题简单到爆,但中间真的有很多操作上的亮点不为普通人自学所知。


Excel满足不了你,又懂编程,想秀逼格的,请右转百度 SPSS


Excel是一个很庞大很完整的“系统”,各行各业用处定然不尽相同,所以答案肯定仁者见仁智者见智,我也只是抛砖引玉,说说自己在个人工作上的经验。

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原文始发于微信公众号(我爱PPT):原创授权 | Excel技巧大全,跪地接住!

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